Projekte zielsicher entwickeln - Wirkung erfolgreich erzielen

Seit Ende Mai leite ich einen dreiteiligen Fundraising-Kurs beim Bürgerkolleg Wiesbaden für sehr kleine Organisationen, die von zugewanderten Menschen gegründet wurden und oder sich für Migrierte in Wiesbaden und Umgebung einsetzen und ehrenamtlich geleitet sind. 

In der ersten Session ging es um Projektentwicklung und Ziele, Vision und Mission sowie Wirkung und Projektmanagement. 

Dabei ist mir wieder klar geworden, dass vor allem kleine oder „Ein-Mensch“-Organisationen mit ihren Projektanträgen scheitern, weil sie sich vor der Antragstellung zu wenig Gedanken über ihre Ressourcen - finanziell wie personell - machen. Zudem wird oft die Vision mit der Mission verwechselt, oder es ist erst gar keine klare Vision vorhanden.

Daher beantworte ich im diesmonatigen Artikel diese Fragen:

1. Was unterscheidet die Vision von der Mission - Warum (Vision) muss sich etwas ändern? Welche Wirkung wollen wir erzielen? Und wie (Mission) können wir das erreichen?
2. Wie entwickle ich ein Projekt, mit dem ich schnell Fördermittelgeber finde und leicht überzeuge? - Ziele definieren und Zielgruppe eingrenzen - die Wirkungstreppe von oben denken
3. Projektmanagement und Ressourcenanalyse - planen, durchführen, prüfen, ausbauen oder absetzen - Haben wir für alle Schritte ausreichend Mittel?
   

„Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen“

Diese Aussage von Helmut Schmidt trifft sicherlich nur auf schwammige und unklare Ideen zu. Eine echte Vision hat ein klares Ziel und eine deutliche Wirkung. Und Menschen, die dieses Ziel und diese Wirkung formulieren, haben beim Arzt ganz und gar nichts zu suchen. Sie sollten sich auf den Weg machen, die Mission beginnen. 

Wer sagt „Wir wollen Jugendlichen aus Migrationsfamilien, die Recycling nicht kennen, die Mülltrennung näher bringen“ beschreibt eine Mission, den Weg, der zum Ziel „Gemeinsam den Klima- und Umweltschutz vorantreiben“ und zur Wirkung „Selbst für eine lebenswerte Zukunft sorgen“ führt.

Die Wirkung des Projekts ist: Jugendliche erkennen, dass sie selbst etwas für eine lebenswerte und liebenswerte Zukunft tun können. Sie erfahren ihre Selbstwirksamkeit darin, dass sie ihren Eltern und Geschwistern zeigen können, wie Mülltrennung geht. Und so weitet sich die Wirkung, die das Projekt auf die Jugendlichen hat, auch auf die Gesellschaft aus. Haltung und Handeln aller verändert sich.

Die Vision, das Ziel „Gemeinsam den Klima- und Umweltschutz vorantreiben“ wird wahr. 

Der Weg dorthin, die Mission, bleibt den Jugendlichen vorbehalten, denn nur sie nehmen aktiv an den Recycling-Workshops teil. 

Der Titel des Projekts „Mein Müll, dein Müll, kein Müll - beim Recycling geht es rund“ beschreibt Vision und Mission in einem und bringt die Wirkung und das Ziel auf den Punkt: Wer weiß, wie Kreislaufwirtschaft (rund) funktioniert (Mission: Workshops) sorgt für Umweltschutz (Vision). Und nur wenn ich (mein Müll) und du (dein Müll), also alle mitmachen (Selbstwirksamkeit) reduzieren wir Müll.

„Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er woanders ankommt.“

… sagte Mark Twain einst. Und betont damit, wie wichtig es ist, sich Ziele zu setzen. Vor allem auch für Projekte. Denn nur, wer sein Ziel, seine Vision fest im Auge hat, kommt nicht vom Weg, der Mission ab. 

Zielgruppe klar und exakt beschreiben

Um Ziele und Maßnahmen gut planen zu können, ist es wichtig, zunächst die Zielgruppe exakt einzugrenzen. Die Kunst dabei: Die Zielgruppe nicht zu schwammig zu beschreiben, so dass fast alle einer bestimmten Altersgruppe, aus dem Stadtteil oder mit Migrationshintergrund angesprochen werden können. Sie sollten Ihre Zielgruppe aber auch nicht zu eng fassen, so dass nur noch wenige Menschen ins Projekt passen. Und berücksichtigen Sie auch die Potenziale einer Zielgruppe, ihre Talente und Wünsche. Diese Fragen gilt es zu beantworten:

Wer sind die Menschen in unserer Ziel­gruppe? Wie alt sind sie? Wo kommen sie her bzw. wo finden wir sie? Wie ist die soziale, finanzielle und famil­iäre Situation? Welchen Bildungsstand haben sie? Welche Herausforderungen sehen sich diese Menschen gegenüber? Aber auch: Welche Potenziale, Stärken und Talente stecken in unserer Zielgruppe? Und welche Wünsche und Hoffnungen haben sie? 

Auf unser Müllbeispiel bezogen, heißt das:

Die Zielgruppe sind Menschen zwischen 13 und 16 Jahren, die aus einer migrierten Familie stammen und von Mülltrennung und Recycling noch nie etwas gehört haben bzw. nur am Rande mit dem Thema in Berührung gekommen sind. Vermutlich ist der Bildungsstand der Jugendlichen sehr heterogen und auch die familiäre Situation. Doch eins vereint sie wohl alle: Sie wollen dazugehören und auch in Zukunft in einer lebens- und liebenswerten Welt leben. Das motiviert, beim Recyclingprojekt mitzuwirken. Wir finden die Jugendlichen an den Schulen und in freien Jugend(Integrations)Projekten in den Stadtteilen mit hohem Migriertenanteil.

Ziele SMART definieren

Nachdem wir unsere Zielgruppe jetzt genau kennen, können wir auch die (Wirkungs)Ziele klar definieren. Das bedeutet, wir überlegen: Was soll sich bei diesen Menschen bis zum Ende des Projektes verändert haben? Wie handeln sie nun? Wie sehen sie sich selbst? Wie geht es ihnen mit ihrem neuen Wissen? Wie ist ihre Haltung gegenüber anderen? Hat sich in Ihrer Lebenssituation etwas verändert? etc.. Und inwiefern wirkt sich die neue Haltung, das neue Wissen auf die gesamte Gesellschaft aus?

Um das nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll Ziele SMART zu formulieren. Die fünf Buchstaben stehen für 

Spezifisch: Ziele sind klar und eindeutig. Alle verstehen sie gleich, im Sinne von sofort und identisch. „S“ beantwortet die Fragen: Was genau wollen wir mit dem Projekt bei der Zielgruppe und in der Gesellschaft bewirken und verändern? Was ist unsere Vision? (Zielgruppe erkennt: Ich kann „Selbst für eine lebenswerte Zukunft sorgen“, Gesellschaft sieht: Wir können „Gemeinsam den Klima- und Umweltschutz vorantreiben“.)

Messbar: Ziele kann man messen, wenn der Messwert / Indikator definiert ist. „M“ beantwortet die Fragen: Welche Indikatoren setzen wir? Woran erkennen wir, dass die gewünschte Wirkung erreicht wurde (Jugendliche trennen auch zu Hause den Müll und zeigen ihren Eltern und Geschwistern, wie es geht)? Wie viele Jugendliche wollen wir erreichen? Wie viele Menschen insgesamt? Wie messen wir das? Beispiele für Mess-Indikatoren sind: Interviews mit Teilnehmenden, Interaktion mit anderen Menschen beobachten, Zählen etc.

Akzeptiert / Aktionsorientiert: Wenn alle die Ziele gut verstehen, bejahen und anerkennen, stärkt das den Teamgeist und lässt Rückschläge besser verkraften. Das zweite „A“ sagt: Alle Ziele sollten so gestaltet sein, dass Sie selbst dafür sorgen können, das Ziel zu erreichen. 

Realistisch: Ihre Ziele sollten Sie auch erreichen können, sagt das „R“. Das Motto darf zwar durchaus lauten: Think big, kleiner wird’s von allein…. Sie sollten aber prüfen, ob Sie auch genügend Ressourcen (Geld, Sachmittel, Personal ehrenamtlich wie hauptamtlich etc.) zur Verfügung haben, um alle Ziele wirklich erreichen zu können, oder ob ein kleineres Ziel leichter zu erreichen ist. Denn nur wenn Fördernden Ziele plausibel und erreichbar erscheinen, gibt es auch Fördermittel.

Terminierbar: Das „T“ legt fest, bis wann die Wirkung eintreten, das Ergebnis erzielt sein soll? 

Mein Bonusbuchstabe ist das „E“ für Entschlossenheit, denn: Wer entschlossen ist, sein Ziel zu erreichen, für den ist der Erfolg (fast) unvermeidlich.

„Der Plan, den man nicht ändern kann, ist schlecht“

Und doch sollte man einen haben, müsste das Zitat von Sallust weitergehen. Ein gründlicher Plan mit Ressourcenanalyse schützt nämlich vor Zeitverschwendung und einem „bösen Erwachen“. Wer Ziele definiert und Ressourcen analysiert hat, weiß, ob es gelingen kann, das Projekt erfolgreich zur Wirkung zu bringen. 

Planen, Durchführen, Prüfen, Ausbauen oder Absetzen

Für ein sinnvolles Projektmanagement hat sich der PDCA-Zirkel (Plan, Do, Check, Act) bewährt. In der Planungsphase (im Zirkel das „plan“) klärt man Ziel, Zielgruppe, Vision und Wirkung, analysiert die Ist-Situation am Markt (Was mangelt? Gibt es schon ähnliche Projekte? Wo können wir uns positionieren? Wo ist unsere Lücke?) und plant die passenden Maßnahmen. Danach erstellt man einen Budgetplan und legt fest, wann welche Maßnahme mit welchem Ziel und von wem durchgeführt werden soll. Damit kann man prüfen, ob auch genügend Geld, Sachmittel und Personal (ehrenamtlich und hauptamtlich) da ist.

Beim Recyclingprojekt fehlt also noch der Budgetplan und der Zeit- und Maßnahmenplan, mit dem wir auch gleichzeitig prüfen, ob genug Mittel (Sach, Personal etc.) vorhanden sind.

Für den Budgetplan beantworten wir die Fragen: Was kosten die Workshops (Personal, Honorare, Material, Mieten etc.)? Was kostet die Öffentlichkeitsarbeit bzw. Ansprache der Jugendlichen? Welche Eigenmittel (Material, Personal etc.) können wir einbringen? Wie viele Fördermittel brauchen wir? Gibt es Leistungen, die wir ProBono erhalten können (Klassenräume, Material etc.)? 

Im Zeit- und Maßnahmenplan erfassen wir, wann die Auftaktveranstaltung mit Quiz stattfindet und wer diese leitet, legen die Workshop-Termine, Exkursionen etc. und deren Personal sowie eine Endveranstaltung mit Zertifikat zum „Recycling-Master“ fest.

Bevor wir uns jetzt jedoch auf die Suche nach Fördermitteln begeben, prüfen wir, ob es eine Person in unserer Organisation, unserem Verein gibt, die die Zeit hat, einen Antrag (oder sogar mehrere) zu stellen und - bei Bewilligung - das Berichtswesen zu verwalten. Wer kann sich um das Sammeln von Belegen, ein Projekt-Tagebuch, Bild-Material etc. kümmern? Und kann die Person auch die Sach-Berichte und Verwendungs-Nachweise erstellen und mit den Spendenden, der Stiftung, der Lotterie oder dem Unternehmen kommunizieren. Das Ergebnis aus dieser Prüfung hat Einfluss auf die Suche nach Fördermittel-Gebern. Denn je nach Geber sind die Berichte eher umfangreich, und Sie müssen öfter mit dem Geber kommunizieren. Oder es reicht ein Dankbrief mit kurzem Bericht, was Sie erreicht haben.

Das Projekt mit Vision und Wirkung sowie Mission steht und unsere Ressourcen-Analyse hat ergeben, dass die Gesamt-Finanzierung des Projekts gesichert ist. Nun fassen wir Vision und Mission in wenige Worte, die die Wirkung des Projekts genau beschreiben. Mit den sich daraus ergebenden Schlüsselwörtern recherchieren wir passende Fördermittelgeber. Diese sind dank der präzisen Beschreibung unseres Projekts schnell gefunden. Damit wir sicher sind, dass der Geber wirklich zu uns und unserem Projekt passt, hören wir uns im Kollegium um, ob jemand die Gebenden kennt und Erfahrungen mit diesen hat. Und wir rufen bei der ausgewählten Stiftung, Lotterie etc. an, um sicher zu gehen, dass unser Antrag Chancen hat, und sich der Aufwand lohnt.

Wenn dies so ist, stellen wir den Antrag. Nun könnten wir auf eigenes Risiko das Projekt starten (Zirkel: „do“) oder wir warten auf die Bewilligung. Sobald das Projekt begonnen hat, beginnt auch die Dokumentation. Wir notieren, was wir tun, beobachten, wie viele Jugendliche teilnehmen und prüfen alles, was wir als Indikatoren für die Wirkungsmessung festgelegt haben. Außerdem sammeln wir Fotos, Medienberichte und alle Belege, die unsere Arbeit und Wirkung unterstreichen.

In der dritten Phase, der „check“-Phase, ist das Ende unseres Projekts erreicht. Nun prüfen wir, ob die Jugendlichen ihr Verhalten bei der Mülltrennung wirklich geändert und erkannt haben, dass sie „selbst für eine lebenswerte Zukunft sorgen“ können, und ob sie sogar ihr Wissen in ihre Familien tragen, also die gesamtgesellschaftliche Wirkung „Gemeinsam den Klima- und Umweltschutz vorantreiben“ erreicht wurde. Dazu beobachten wir die Teilnehmenden und wenn möglich auch die Familien und befreundete Personen.

Wir fragen die Kids, was ihnen gut gefallen hat: das Quiz, der Besuch in der Recyclinganlage oder das Selbermachen, und hören genau zu, welche Wünsche die Jugendlichen haben, was wir besser oder anders machen könnten.

Außerdem stellen wir fest, wie viele Menschen (Jugendliche im Projekt und andere in deren Umfeld) erreicht wurden, indem wir die Teilnahmebögen auszählen und die Personen im Umfeld der Teilnehmenden mitzählen.

All das dokumentieren wir und ziehen unsere Schlüsse daraus, um für die letzte Phase gerüstet zu sein: „act“. Und die Frage zu beantworten: Weitermachen oder aufgeben? Und wenn weitermachen, wie?