Spenden-Events smart planen und sicher veranstalten

SMARTe Ziele setzen 

(Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminierbar, s. auch Geld macht Wirkung)

Um ein Event erfolgreich und sicher zu veranstalten, gilt es ein paar Dinge im Vorfeld zu klären:

• Zielgruppe: Wen wollen wir erreichen? Wer sind unsere Zielgruppen? Dabei können Sie zwischen der direkten (Privatpersonen, andere Vereine, Unternehmen, Einrichtungen, eigene Klientel etc.) und der indirekten (Öffentlichkeit, die auf das Thema aufmerksam werden soll, Spendende etc.) Zielgruppe differenzieren.
• Ziel: Was wollen wir erreichen? Wollen wir Spenden? In welcher Höhe? Oder soll eine breite Öffentlichkeit das Thema weitertragen und verbreiten? Brauchen wir weitere Mitglieder oder Helfende? Etc.
• Mehrwert für die Zielgruppe und die Gesellschaft: Warum muss dieses Event statt finden? Was bringt es für die Gesellschaft und für die Zielgruppen? Und was unterscheidet dieses Event von einem vergleichbaren? Was ist das Alleinstellungs-Merkmal.
• Termin: Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Prüfen Sie, ob es zum selben Zeitpunkt andere Veranstaltungen gibt. Könnten diese Publikum abziehen, oder gibt es Synergieen? Können wir uns zusammentun und gemeinsam mehr erreichen? Und wie lang soll die Veranstaltung sein? Ein Abend, ein Tag, mehrere Tage etc.?
• Event-Form: Was wollen wir machen? Soll es ein Spendenlauf, ein Benefizkonzert, ein Tanz-, Golf- oder Fußball-Turnier, ein Straßenfest, eine Spenden-Gala etc. sein? Und können wir vielleicht irgendwo mitmachen? Das beste Event ist immer das, was andere für Sie planen und veranstalten und den Erlös an Sie spenden. Wenn Sie eine Event begleitende Tombola planen, überlegen Sie, was verlost werden soll, z. B. unverkäufliche Dinge bzw. Gelegenheiten, Sachpreise etc., und wer diese einwerben soll. Berücksichtigen Sie das im Zeit- und Personal-Plan.
• Ort: Wo soll die Veranstaltung stattfinden? Online im Netz oder in Präsenz rund um Ihren Organisations-Sitz? Oder an einem ganz anderen Ort? Findet die Veranstaltung drinnen oder draußen statt? Etc.
• Sicherheit: Wie können wir die Sicherheit garantieren? Und uns auch selbst absichern? Bei Online-Events gilt es vor allem den Datenschutz zu prüfen. Was sagt der örtliche Datenschutzbeauftragte? Welche Daten dürfen wir erheben, und wie dürfen wir sie verarbeiten? Bei Präsenz-Veranstaltungen sind Fluchtwege, Brandschutz, Notfall-Management, Hygiene-Konzept, Veranstaltungs-Haftpflicht-Versicherung, Sanitäts-Dienst bzw. Erst-Helfende, Security etc. wichtige Punkte, die für Sicherheit sorgen.
• Barrieren: Wie barrierefrei bzw. barrierearm ist die Veranstaltung? Gibt es Rampen für Menschen mit Gehbehinderung? Wie müssen Regeln in einfacher bis Leichter Sprache aussehen, damit sie auch Menschen mit kognitiven Einschränkungen leicht verstehen? Kann ein Leitsystem für Sehbehinderte eingerichtet werden? Sind Gebärden-Dolmetschende nötig? Etc.

Das Event gründlich und sicher planen

Nachdem Sie Ihre direkte und indirekte Zielgruppe kennen und wissen, was und wen Sie erreichen wollen, und Ihnen klar ist, welche Art von Veranstaltung Sie machen wollen und wo - innen oder außen, im Netz oder in Präsenz - geht es an den „Feinschliff“:

• Wer sind die „Stakeholder“? Wen müssen wir einbinden, wen informieren?
• Personal: Wer macht was?: Projekt-Management, Sachspenden einwerben, Förderungen beantragen etc.
• Externe Dienstleistende - wen brauchen wir?: Sanitäts-Dienst bzw. Erst-Helfende, Security, Logistik-Unternehmen, Technik etc.
• Behörden: Welche Genehmigungen brauchen wir? Und welche Behörde ist verantwortlich?

Für eine Tombola braucht es nur dann eine Genehmigung der Gemeinde oder der jeweiligen Regierung, wenn es eine öffentliche Lotterie (Verlosung von Geldgewinnen) oder Ausspielung (Verlosung von Sach-Gewinnen) ist. Öffentlich heißt: Alle Menschen haben Zugang, der Einlass ist nicht auf eine bestimmte Gruppe beschränkt. Genehmigungen erteilt die Gemeinde „für Lotterien und Ausspielungen, die sich nicht über ihr Gemeindegebiet hinaus erstrecken und bei denen das Spielkapital (= Anzahl der Lose x Lospreis) den Betrag von 40.000 € nicht übersteigt (kleine Lotterie oder Ausspielung: Reinertrag nur für gemeinnützige, kirchliche oder mildtätige Zwecke, 25 % des Spielkapitals Gewinne, 25 % des Spielkapitals Reinertrag, 20 % Gewinnlose). Für Lotterien und Ausspielungen, bei denen das Spielkapital mehr als 40.000 € beträgt, oder die sich über das Gebiet einer Gemeinde, nicht aber über den Regierungsbezirk hinaus erstrecken“ erteilt die jeweilige Regierung die Genehmigung. (aus: Regierung von Oberbayern - ähnliche Regelungen sind im ganzen Bundesgebiet gültig. Fragen Sie bitte bei Ihrer zuständigen Gemeinde nach.)

• Medien: Wen laden wir ein? Laden wir überhaupt ein, oder gibt es nur eine Pressemeldung?
• Sponsoren, Förderer, Partner: Wen und was brauchen wir? Und wen sprechen wir an? Gibt es bereits Unternehmen, Privatmenschen oder öffentliche Einrichtungen in unserem Umfeld, die gern fördern und oder ehrenamtlich unterstützen würden? Kennen wir jemanden, der oder die diese Firmen, Institutionen oder Menschen ansprechen kann? Etc.
• Nachbarn: Inwiefern müssen wir diese informieren?
• Gastronomie: Gibt es Catering für Teilnehmende, Ehrenamtliche, Personal etc.? Was gibt es? Wer stellt es zur Verfügung? Ist es gratis, oder nehmen wir Geld dafür? Etc..

Wenn Sie das Catering selbst übernehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Genehmigungen laut der Gaststättenverordnung haben. Das heißt, vor allem sollten die Menschen, die sich um die Lebensmittel kümmern ein Gesundheitszeugnis haben. Wenn Sie Alkohol ausschenken, müssen Sie das beim zuständigen Ordnungsamt beantragen. Hier erfahren Sie auch, welche weiteren Vorkehrungen Sie treffen müssen.

• Kunstschaffende: Wollen wir Auftritte von Bands? Sollen Bilder ausgestellt werden? Etc..

Wenn ja, beachten Sie, dass bei Musik GEMA anfällt, und was die Künstler-Sozial-Kasse fordert. Hat eine Künstlerin oder ein Künstler den Wohnsitz im Ausland, sollten Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Wirtschaftsprüfer über die Ausländer-Steuer sprechen.

• Prominente Schirmperson: Brauchen wir eine als „Publikums-Magnet“? Wenn ja, wen? Bürgermeisterin, Landrat, Expertin, Künstler etc.?
  

• Finanzplan
• Welche Kosten kommen auf uns zu?: Mieten, Reinigung, Versicherungen, Personal, Gebühren, Give-Aways etc.
• Welche Einnahmen können wir generieren?: Spenden (QR-Codes und Überweisungsträger auf dem Material zur Öffentlichkeitsarbeit), Tombola, Eintritt, Startprämien oder Rundengeld, Sponsoring, Merchandising, Catering etc.

Bei den Einnahmen gibt es einen Unterschied zwischen Spende und Sponsoring. Da eine Spende immer freiwillig ist, darf sie keine Gegenleistung enthalten. So bleibt sie steuerbefreit beim Gemeinnützigen. Ein Sponsoring ist ein werblicher Austausch, daher steuerlich relevant. Auch der Verkauf von Speisen und Getränken, Merchandising und ähnlichem kann steuerlich relevant werden, wenn bestimmte Freibeträge überschritten werden. Was genau hier anfällt und ab wann, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder einer Wirtschaftsprüferin.

• Wo können wir sparen?: Ehrenamtliche Hilfe, ein Radiosender schenkt die Moderation, vielleicht sind Räume vorhanden oder wir bekommen sie günstiger über Bekannte etc..
  

• Logistik
• Was muss wann wohin transportiert werden?
• Müssen wir Straßen bzw. anderen öffentlichen Raum sperren?: Gibt es Förderpartner, die das übernehmen können? Welche Genehmigungen und Verkehrszeichen brauchen wir?
• Wo kommt der Strom her, falls benötigt?
• Toiletten: Reicht ein Häuschen oder brauchen wir einen ganzen Wagen?
• Wo kommt das Wasser her? Und wo geht es hin?
• Wie und wo entsorgen wir den Müll?

• Öffentlichkeitsarbeit: 

„Wer nicht wirbt, stirbt“, sagte einst Henry Ford. Und so ist es. Wenn niemand von Ihrem Event erfährt, kann auch niemand hinkommen. Daher planen Sie für die Öffentlichkeitsarbeit ein:

• Flyer und oder Faltblätter sowie Plakate: Hier sollten Sie die Logos von beteiligten Firmen einplanen. Werbung ist ein wichtiges Argument für eine Firma, sich zu beteiligen, denn das bedeutet  Image-Gewinn. Und solange die Logos alle die gleiche Größe haben, ist das Veröffentlichen auf Ihrem Material nur eine „bloße Nennung“ und nicht in „besonderer Weise hervorgehoben“, somit weiterhin eine freiwillige Leistung und nicht steuerlich relevant.
• Verteilung organisieren: Wer macht es? Gibt es Ehrenamtliche? Wo können wir das Material auslegen? Etc.. Wie lang vor der Veranstaltung wollen wir verteilen? Entsprechend sollten Sie den Druck planen und die Abgabe-Frist für die Logos der beteiligten Firmen.
• Veranstaltung ankündigen: Wo kündigen wir das Event an? In der örtlichen Presse, in Social Media, in unseren Newslettern, auf der Homepage etc.? Das hängt von der Zielgruppe ab. Die Jüngeren erreichen Sie sicher eher über Social Media, die Älteren auch über die örtliche Presse. Und eine Postwurf-Sendung erreicht vermutlich alle. 
• Give Aways: Wollen wir etwas verschenken? Wenn ja, kann uns das jemand spenden?
• Fotos und Filme: Hier gilt es, das Urheber-Recht und das Persönlichkeits-Recht zu kennen und zu beachten. 

Wenn Sie Fotos von anderen Menschen für Ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen, sollten Sie die Lizenzrechte dafür besitzen und mit Namen auf die Urheberschaft hinweisen. 

Bei öffentlichen Veranstaltungen dürfen Fotos von anwesenden Personen gemacht und veröffentlicht werden, sofern vorher darüber aufgeklärt wurde, dass die Teilnahme an der Veranstaltung beinhaltet, dass Fotos öffentlich gemacht werden. Höflich ist es allerdings, die Personen, deren Bilder Sie veröffentlichen wollen, zu fragen - sofern Sie diese kennen.

Eine unterschriebene Einwilligung ist kein „Freifahrts-Schein“ für andere Veröffentlichungen. Die Einwilligungs-Erklärung gilt immer nur für das Foto und für das Medium, für das eingewilligt wurde.

• Zeit-, Aufgaben- und Personal-Plan (ZAP) 

Machen Sie sich einen Plan, in dem Sie festlegen, wer was wann macht?

Machen Sie sich Ablaufpläne und geben Sie allen Beteiligten Checklisten an die Hand, worauf die einzelnen „Posten“ achten sollen?

Und es hilft auch, sich die „Must haves", die „Nice to haves" (NTH) und die „No gos" zu notieren. So setzen Sie Prioritäten und verzetteln sich nicht.

Mein aller wichtigster Tipp ist: Planen Sie rechtzeitig!

Für ein großes Event mindestens sechs Monate Vorlauf einplanen, besser ist bis zu einem Jahr. Für kleinere und kurzfristige Events können auch zwei intensive Monate ausreichen.

Und nach dem Fest ist vor dem Fest. Um das Publikum und die neuen Spendenden zu binden, sagen Sie Danke. Das kann auch ein weiteres Fest sein.